Порядок обращения и исполнения запросов

Запросы, поступающие в архивный отдел, подразделяются на социально-правовые и тематические.

Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа, в т.ч. льготного трудового стажа, об установлении сведений о размере заработной платы, производственных травмах, полученных на производстве, награждении, присвоении званий, получении образования и квалификации и т.п.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

В справку о льготном стаже включаются: период работы по льготной специальности, плановое и фактически отработанное время; периоды нахождения в отпусках без содержания, учебных отпусках, а также другие периоды отвлечения от основной специальности, сведения о льготных специальностях, используемых на данном предприятии.
В справку о заработке сведения включаются так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивным отделом не производится. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.

В справку о награждении включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, делах по расследованию причин аварий.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку.

Тематический запрос - это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту (выделение земельных участков, разрешение на строительство, перевод жилого помещения из состава жилого в нежилое и др.).

В архивный отдел можно обратиться:

- лично в приемный день: понедельник, с 8-30 до 17-30,

обеденный перерыв с 12-30 до 13-30.

Для получения архивных справок социально-правового характера при себе необходимо иметь: паспорт, трудовую книжку (или ее копию). В случае утраты трудовой книжки рекомендуем заранее с максимальной точностью вспомнить название организации, ее подчиненность, адрес, периоды работы.

На приеме оговаривается способ получения ответа и фиксируется в заявлении (или в определенный день в архивном отделе или по почте).

- отправить заявление в произвольной форме, приложить копию листов трудовой книжки за запрашиваемый период по почте по адресу: ул. Ленинская, д. 10а, г. Арсеньев, 692337.

- отправить заявление в произвольной форме, приложить копию листов трудовой книжки за запрашиваемый период (документы прикрепляются в виде скан-копий) по электронной почте (с указанием места работы, периода, должности):
E-mail: archiv@ars.town. Ответ на обращение направляется в письменном виде по почтовому адресу.

- с помощью регионального портала государственных и муниципальных услуг.

Прием запросов по телефону не осуществляется, однако при такой форме обращения проводится консультирование пользователя: указываются данные, необходимые для оформления запроса, требуемые документы, а также осуществляется предварительное обсуждение сроков и условий исполнения запросов

Обращаем ваше внимание что согласно п.46.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ ... - М, 2020 запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

• если запрос не поддается прочтению, в том числе архив вправе не рассматривать запросы, написанные на иностранном языке (во избежание при переводе возможных ошибок в транслитерации фамилий, имен, географических названий и др.);
• если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение таких сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);
• если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);
• если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;
• если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц (пункт 45.1 Правил), в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный пунктом 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).

Срок исполнения запросов устанавливается на основании действующего законодательства и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации ... (утв. приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24, зарегистрированы в Минюсте РФ 20.05.2020, рег. № 58396):

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения.
1. Письменное обращение ... рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2. В исключительных случаях ... должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ ... - М, 2020.

п.46.6. запросы социально – правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

Тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, - в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.