Error
  • JLIB_APPLICATION_ERROR_COMPONENT_NOT_LOADING
  • JLIB_APPLICATION_ERROR_COMPONENT_NOT_LOADING
  • JLIB_APPLICATION_ERROR_COMPONENT_NOT_LOADING
  • JLIB_APPLICATION_ERROR_COMPONENT_NOT_LOADING
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_media, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1
  • Error loading component: com_content, 1

                                                                                       УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации

Арсеньевского городского округа

   от 06 марта 2012 г. № 32-ра

 

ПОРЯДОК

работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации Арсеньевского городского округа

1.       ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации Арсеньевского городского округа разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», иными федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Приморского края, Уставом Арсеньевского городского округа.

1.2.  Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, анализу их содержания, проведению личного приема граждан в администрации Арсеньевского городского округа (далее – администрации).

1.3.  Рассмотрение обращений граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц администрации.

Администрация и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Муниципальные служащие администрации, осуществляющие работу с обращениями граждан в порядке исполнения поручений должностных лиц администрации, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.

1.4.  В администрации делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется непосредственно специалистом по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства организационного управления администрации (далее – отдел делопроизводства).

1.5.  Организация, ведение и совершенствование системы работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации осуществляются отделом делопроизводства.

2.      ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕМ ПОРЯДКЕ

Обращения граждан (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устные обращения граждан в государственный орган, орган местного самоуправления.

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициатором коллективного обращения) или путем сбора подписей.

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в администрации.

 

3.      ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ОБРАЩЕНИЙ

3.1. Обращения граждан в администрацию могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, в форме электронного документа на единый адрес электронной почты администрации: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. и через Интернет-приемную, размещенную на официальном сайте администрации в сети Интернет arsenevmis.ru, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.

3.2. Письменные обращения, адресованные Главе Арсеньевского городского округа (далее – Главе городского округа), первому заместителю, заместителям главы администрации, поступают в отдел делопроизводства специалисту по работе с обращениями граждан.

3.3. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку «лично», обрабатываются, регистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком.

3.4. Специалист по работе с обращениями граждан в процессе первичной обработки проверяет адрес получателя корреспонденции, вскрывает конверты, проверяет комплектность и целостность документов и приложений к ним.

При обнаружении некомплектности или повреждений документа на оборотной стороне последнего листа обращения ставится соответствующая отметка, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой хранится у специалиста по работе с обращениями граждан.

3.5.   Ошибочно присланная корреспонденция пересылается специалистом по работе с обращениями граждан по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.

3.6.   Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.

3.7.   Служебные письма (документы на официальном бланке или, имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей), а также письма депутатов без приложений к ним обращений граждан, передаются в отдел делопроизводства для регистрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Арсеньевского городского округа, утвержденной распоряжением администрации Арсеньевского городского округа от   05 сентября 2012 г. № 114-ра (далее - Инструкция по делопроизводству).

4.      РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

4.1.  Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов.

4.2.   Все поступающие в администрацию письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней.

4.3.   Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.

4.4.   Для регистрации обращений применяется единая регистрационная форма электронной программы учета и поиска документов.

4.5.   На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования администрации Арсеньевского городского округа даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера.

4.6.   В электронную учетную карточку письма вносятся:

    - фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже);

    - дата поступления обращения; почтовый адрес заявителя;

     - адресат обращения (Глава городского округа, первый заместитель, заместители главы администрации).

       Отмечается вид обращения (заявление, предложение, жалоба), указывается, от кого поступило обращение (лично от гражданина, с личного приема или переслано другим адресатом). Если письмо переадресовано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки.

       Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В регистрационно-контрольной карточке обращения делается отметка «коллективное».

       Письмо проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В электронной учетной карточке обращения делается отметка «повторно» и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений.

       Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

       Указывается количество листов письма и приложений к нему. Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения. Указывается тема обращения. Определяется и отмечается ответственный исполнитель.

4.7.   После ввода данных в электронную программу учета и поиска документов заполняется регистрационно-контрольная карточка и прикрепляется к зарегистрированному обращению (форма № 2 к Порядку).

4.8.   Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение Главе городского округа, первому заместителю, заместителям главы администрации в соответствии с распределением обязанностей по их компетенции.

4.9.   Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится в течение трех дней с момента поступления в администрацию. Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.

       Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

       Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.

4.10.Рассмотренные Главой городского округа, первым заместителем, заместителями главы администрации обращения возвращаются в отдел делопроизводства и специалисту по работе с обращениями граждан для внесения в электронную программу содержания резолюции и передачи непосредственным исполнителям.

                        5. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЯ

5.1.   Обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившее в администрацию или должностному лицу   в соответствии с их компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению.

5.2.   При поступлении обращения Глава городского округа, первый заместитель, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо направлении в государственный орган или другой орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в заявлении вопросов.

5.3.   Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 6.1.4 настоящего Порядка. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

5.4.   Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

       Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

5.5.   Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

     -   не предполагающие ответа;

    -   не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

       - не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора;

       -   связанные с рекламой товаров и услуг.

5.6.   Глава городского округа, первый заместитель, заместители главы администрации и руководители структурных подразделений администрации при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан:

       - обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, а при желании гражданина, направившего обращение - с его участием или с выездом на место;

       -      запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

       - принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

       - дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в п. 6.1.1., п. 6.1.6. настоящего Порядка;

       - уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией (форма № 1 к Порядку, пример № 1).

5.7.   При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

5.8.   Требования к оформлению ответов:

5.8.1.Подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

5.8.2.  В случае рассмотрения обращения с выездом на место в ответном документе должно быть отражено данное обстоятельство (форма № 1 к Порядку, пример № 2).

5.8.3.  Ответ на обращение подписывается Главой городского округа, первым заместителем, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право), либо уполномоченным на то лицом.

5.8.4.Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.

6.      РАБОТА С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ОБРАЩЕНИЙ

6.1.   Порядок рассмотрения отдельных обращений:

6.1.1. В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовленном, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

6.1.2.  Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (форма № 1 к Порядку, пример № 3).

6.1.3. Администрация или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом (форма № 1 к Порядку, пример № 4).

6.1.4.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (форма № 1 к Порядку, пример № 5).

6.1.5.В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава городского округа, первый заместитель, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений (если обращение было им адресовано), либо уполномоченное на то лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию городского округа или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (форма № 1 к Порядку, пример № 6).

6.1.6.  В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (форма № 1 к Порядку, пример № 7).

6.2.     Порядок рассмотрения обращений депутатов:

6.2.1.  Депутатским письмом является обращение, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).

6.2.2.   Рассмотрение обращений депутатов, к которым приложены письма граждан, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

6.2.3.   Поступающие в администрацию письма депутатов, к которым приложены обращения граждан, обрабатываются, регистрируются, направляются на рассмотрение Главе городского округа, первому заместителю, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации в соответствии с настоящим Порядком.

6.2.4. Администрация, должностные лица администрации обязаны дать депутату ответ на его обращение или представить запрашиваемые им документы или сведения в течение 30 дней со дня получения обращения депутата

6.2.5. Ответ на обращение депутата должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.3.   Порядок рассмотрения обращений, поступивших из Администрации Приморского края:

6.3.1.  При подготовке ответов на обращения, поступившие из Администрации Приморского края, необходимо ссылаться на регистрационный номер Администрации Приморского края.

6.3.2.  Примерные варианты ответов на обращения, поступившие из Администрации Приморского края, приведены в форме № 1 к Порядку, примеры № 8, 9.

6.3.3.  Ответы на обращения, поступившие из Администрации Приморского края, должны, как правило, подписываться Главой городского округа, первым заместителем, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.

6.4.   Порядок рассмотрения обращений, переданных Главе городского округа во время проведения его встреч с жителями города:

       Письма, переданные Главе городского округа во время проведения его встреч с жителями города, регистрируются, рассматриваются безотлагательно и, как правило, ставятся организационным управлением на особый контроль.

Направление на исполнение таких обращений осуществляется по решению Главы городского округа, первого заместителя, заместителей главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Ход и итоги их рассмотрения докладываются специалистом организационного управления заместителю главы администрации городского округа по общим вопросам.

6.5. Порядок рассмотрения обращения, поступившего в форме электронного документа:

6.5.1.Обращение, поступившее в администрацию или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

6.5.2.Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

       Для отправки ответа на обращение по электронной почте создается электронный образ документа с помощью сканирования ответа, оформленного на бумажном носителе.

       Отправка электронного письма осуществляется с адреса электронной почты специалиста по работе с обращениями граждан администрации городского округа This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. . В реестре отправки документов делается отметка об отправке по электронной почте.

6.5.3.После отправки электронной версии документа на оборотной стороне оригинала проставляется дата и время отправки, подпись и расшифровка подписи исполнителя, документ формируется в дело.      

            
                     7. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ

7.1.  Письменное обращение, поступившее в администрацию или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

7.2.   В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Глава городского округа, первый заместитель, заместители главы администрации либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

       Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится специалистом по работе с обращениями граждан в электронную программу.

                             8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

8.1.   Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в администрации городского округа осуществляет специалист по работе с обращениями граждан и руководители структурных подразделений администрации городского округа.

8.2.   Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений (форма   № 1 к Порядку, пример № 12).

8.3.   Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.

8.4.   Письма граждан, поступившие в администрацию из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Приморского края, Законодательного Собрания Приморского края, Думы Арсеньевского городского округа, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы власти, а также обращения, поступившие на личных приемах граждан, берутся на особый контроль и рассматриваются в первую очередь. В этих случаях на контрольной карточке и обращении в правом верхнем углу проставляется отметка «контроль».

8.5.   Все движения контролируемого документа, передача его из одного структурного подразделения в другое отмечается специалистом по работе с обращениями граждан в электронной программе с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.

8.6.   Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.

       Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.

8.7. Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению, или другим должностным лицом администрации, ответственным за своевременное и правильное рассмотрение обращений. Снятие обращения с контроля оформляется надписью на документе «В дело», подписью лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.

9. ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

9.1.  Отправляемая корреспонденция по обращениям граждан администрации, а также документы, отправляемые структурными подразделениями, передаются почтовой или электронной связью.

9.2.   Подписанные Главой городского округа, первым заместителем, заместителями главы администрации документы передаются исполнителями специалисту по работе с обращениями граждан для регистрации и отправки по назначению. При этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.

       Отправляемые документы должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и (или) электронного адреса или с указанием на рассылку.

       Количество экземпляров отправляемых документов должно соответствовать числу адресатов.

       Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

       Экземпляр зарегистрированного отправляемого документа остается у специалиста по работе с обращениями граждан и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.

       Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению специалистом по работе с обращениями граждан в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

9.3.   Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от      15 апреля 2005 г. № 221.

     

10.ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

10.1.Обращения граждан после их разрешения в обязательном порядке возвращаются специалисту по работе с обращениями граждан с ответом и прилагаемыми материалами для формирования и хранения.

       Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

10.2. Предложения, заявления, жалобы граждан, ответы на них и документы, связанные с их исполнением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной Главой городского округа номенклатурой дел.

       Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Каждое предложение, заявление, жалоба составляют в деле самостоятельную группу.

       Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-запрос помещается перед ответом-документом.

       Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов.

10.3.При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

10.4.   Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктом 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558. Обращения личного характера подлежат хранению в течение пяти лет. Обращения оперативного характера подлежат хранению в течение пяти лет, в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения. Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, хранятся постоянно. Оформление архивных дел постоянного хранения обеспечивается специалистом по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и, ответственными за делопроизводство и архив.

       Завершенные дела постоянного хранения, включенные в сводную опись администрации, хранятся в отделе делопроизводства в течение пяти лет, а затем передаются в архивный отдел администрации.

10.5.Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 10 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

       Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя главы администрации по общим вопросам на срок не более одного месяца. Выдача дел оформляется актом.

       По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в администрацию из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в администрации. Выдача гражданину копии истребуемого им письменного ответа осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан по предъявлению документа, удостоверяющего личность заявителя.

10.6.Специалист по работе с обращениями граждан ведёт учет документов, сформированных в дело и выданных на временное пользование специалистам.

10.7.Архивные дела, не имеющие научно-исторической ценности, и утратившие практическое значение документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в администрации Арсеньевского городского округа.

10.8. Ответственность за сохранность документов и дел по обращениям граждан и использование их в справочных целях в администрации городского округа возлагается на начальника отдела делопроизводства, руководителей структурных подразделений администрации и должностных лиц, работающих с обращениями граждан.

11. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН

11.1.Личный прием граждан Главой городского округа, первым заместителем, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации или по их поручению другими должностными лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции, осуществляется еженедельно в служебных кабинетах, в порядке очередности, согласно предварительной записи на прием.

11.2. Запись на личный прием к Главе городского округа и первому заместителю производится еженедельно в пятницу с 9.00 до 15.30 специалистом по работе с обращениями граждан при личном присутствии гражданина или по телефону, указанному на информационном стенде.

       Основанием записи на прием к Главе городского округа являются предыдущие обращения в структурные подразделения администрации или к должностным лицам, которыми вопрос заявителя не был решен. В иных случаях производится запись на личный прием к первому заместителю, заместителям главы администрации и (или) к руководителям структурных подразделений администрации, исходя из содержания обращения гражданина и подведомственности поставленных вопросов.

       В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не относятся к ведению администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

11.3.Запись на повторный прием к Главе городского округа, первому заместителю, заместителям главы администрации осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

11.4.Для учета приема граждан Главой городского округа и первым заместителем, используются специальные журналы и карточки личного приема в соответствии Инструкцией по делопроизводству.

11.5.Подготовка приема осуществляется по окончании записи на прием. Формируются карточки личного приема, одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. Специалистом по работе с обращениями граждан запрашивается любая дополнительная информация по вопросу заявителя в структурных подразделениях администрации, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.

11.6.Глава городского округа и первый заместитель, осуществляющие прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных гражданином вопросов привлекают к их рассмотрению специалистов администрации. Во время проведения приема граждан Главой городского округа руководители структурных подразделений администрации или их заместители должны находиться на своих рабочих местах для оперативного решения вопросов в случае необходимости.

11.7.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

11.8.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается устно в ходе личного приема.

11.9.В ходе личного приема гражданину отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

11.10.         Результат рассмотрения обращения гражданина должен быть отражен в виде резолюции в карточке личного приема. Должностное лицо, осуществляющее прием, в карточке личного приема делает отметку «Разъяснено» в случае если заявителю даны исчерпывающие разъяснения и вопрос считается закрытым. Если вопрос требует дополнительного рассмотрения, то руководитель в резолюции назначает исполнителя, излагает поручения и указывает контрольный срок их исполнения.

       Если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения считается 30 дней от даты приема.

11.11. После окончания приема карточки личного приема с поручениями Главы городского округа и первого заместителя передаются исполнителям и ставятся на контроль специалистом по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня.

       В дальнейшем работа осуществляется так же, как и с письменными обращениями в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

       Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществляющие прием граждан.

11.12. Примерные варианты ответов на обращения, поступившие в ходе личного приема Главой городского округа, заместителями главы администрации городского округа, приведены в форме № 1 к Порядку, пример № 10.

12.    АНАЛИЗ И ОБОБЩЕНИЕ ВОПРОСОВ, ПОДНИМАЕМЫХ В ОБРАЩЕНИЯХ

12.1.Аналитическая работа по обращениям граждан ведется специалистом по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства во взаимодействии со структурными подразделениями администрации.

12.2.Начальник отдела делопроизводства на основе систематического анализа и обобщения обращений граждан по итогам работы за полугодие и год готовит и направляет Главе городского округа информацию о количестве и характере поступивших обращений граждан, принятых мерах по их разрешению.

 
13.    ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

13.1.Руководители структурных подразделений организуют работу с поступающими обращениями граждан, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.

13.2. В структурных подразделениях администрации городского округа ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого возложены данные обязанности.

13.3. На ответственных за делопроизводство по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагаются следующие функции:

       - получение зарегистрированных обращений в отделе делопроизводства;

       - учет полученных обращений;

       - передача обращений граждан на рассмотрение руководителю структурного подразделения;

       - получение рассмотренных руководителем обращений граждан, внесение информации об исполнителях в электронные журналы учета документов;

       - передача обращений граждан по резолюции руководителя непосредственным исполнителям;

       - организация контроля исполнения обращений граждан;

       - организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения обращений граждан;

       - подготовка руководителю еженедельной информации о находящихся на исполнении обращениях граждан и состоянии исполнительской дисциплины;

       - подготовка напоминаний исполнителям по срокам исполнения обращений граждан;

       - передача исполненных обращений граждан специалисту по работе с

обращениями граждан отдела делопроизводства для снятия с контроля;

      - регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения;

      - отправка корреспонденции по обращениям граждан, подписанной руководителем структурного подразделения.

_________________

                                                                                                                                                

   Приложение

                                                                                                 к распоряжению администрации

                                                                                                                              Арсеньевского городского округа

                                                                                                                от 06 марта 2012г.№ 32 -ра

                                                                              Форма № 1

             к Порядку работы с письменными и  устными обращениями граждан

                                                                                                        в администрации Арсеньевского

                                                                                                         городского округа

 

 

 

Перечень примерных вариантов ответов на обращения граждан

№ №

пп/п

Ответы авторам обращений

 

1

           Уважаемый(ая)     Ваше обращение по вопросу…  направлено по компетенции

           для рассмотрения и принятия мер в (наименование организации).

           О результатах рассмотрения Вы будете информированы дополнительно.

2.

Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в администрацию городского округа по вопросу … рассмотрено с   выездом на место…

3.

Уважаемый(ая)

На Ваше обращение по вопросу… сообщаем, что согласно ст.120 Конституции Российской Федерации, ст. 1 и 5 Федерального конституционного закона «О судебной системе Российской Федерации», суды осуществляют судебную власть самостоятельно, независимо от чьей бы то ни было воли, подчиняясь только закону.

Поэтому никто не вправе вмешиваться в деятельность суда и оказывать давление на судей. В случае несогласия с решением суда Вы вправе обжаловать его решение в вышестоящий суд.

В связи с этим присланные Вами документы возвращаем.

Приложение:

4

 

                                              Уважаемый(ая)

Ваше обращение по вопросу…., направленное в администрацию городского округа, получено. В соответствии с п.3 ст.11 Федерального закона от 02 мая 2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» оно Вам возвращается в связи с некорректностью его изложения.

Приложение:

5

                                                     Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в администрацию городского округа, получено. В соответствии с п.4 ст.11 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» оно Вам возвращается в связи с тем, что текст письма не поддаётся прочтению.

Приложение:

6

Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в администрацию городского округа по вопросу….,получено. Учитывая, что Вам неоднократно давались письменные ответы по существу поставленного вопроса, и в обращении не приведены новые доводы или обстоятельства, в соответствии с п.5 ст.11 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» принято решение о прекращении с Вами переписки по данному вопросу.

7

Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в администрацию городского округа, получено. В соответствии с п.6 ст.11 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ответ по существу поставленного вопроса не может быть дан в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную (иную охраняемую федеральным законом) тайну.

8

                                                     Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в адрес Президента Российской Федерации о …, по поручению руководства Администрации Приморского края рассмотрено в администрации Арсеньевского городского округа.

По существу   поставленного вопроса сообщаем…

9

                                                               Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в адрес Губернатора Приморского края о… , по поручению руководства Администрации Приморского края рассмотрено

в администрации Арсеньевского городского округа.

По существу   поставленного вопроса сообщаем…

10

Уважаемый(ая)

Ваше устное обращение о   …, заданное   в ходе личного приема   Главе городского округа (первому заместителю главы администрации) рассмотрено.

По существу поставленного вопроса сообщаем…

11

Уважаемый(ая)

Ваше обращение, направленное в адрес прокуратуры города Арсеньева (Думы города Арсеньева) по вопросу… по компетенции   рассмотрено в администрации Арсеньевского городского округа.

            

12

Предварительное напоминание

Руководителю структурного подразделения

   Уважаемый(ая) ______________!

У вас на рассмотрении находится обращение гр.__________

адрес:______________________________

  Регистрационный номер № _____ от _______

Срок исполнении истекает __________

Просим ускорить подготовку ответа.