Положение об архивном отделе

   
 
УТВЕРЖДЕНО
                                                                                        распоряжением администрации
                                                                                      Арсеньевского городского округа
            от 16.03.2010   № 26-ра
 
 
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации Арсеньевского городского округа
 
(в ред. Распоряжения главы администрации Арсеньевского городского округа от 02.04.2013 №34-ра)

I. Общие положения
1.1. Администрация Арсеньевского городского округа (далее администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Арсеньевском городском округе реализует полномочия:
 по организации и содержанию архивного отдела администрации;
 по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
по решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации и Приморского края, ведению Приморского края.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном порядке, имеет собственную печать и бланки со своим наименованием.
1.4. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации городского округа по предложению заместителя главы администрации Арсеньевского городского округа по общим вопросам, курирующего соответствующее направление деятельности.
                        (в ред. Распоряжения главы администрации Арсеньевского городского округа от 02.04.2013 №34-ра).
1.5. Начальник отдела подчинен заместителю главы администрации Арсеньевского городского округа по общим вопросам, главе Арсеньевского городского округа.
(в ред. Распоряжения главы администрации Арсеньевского городского округа от 02.04.2013 №34-ра).
1.6. Начальнику отдела подчинены специалисты отдела.
1.7. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет главный специалист отдела.
1.8. Муниципальные служащие отдела назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением главы администрации Арсеньевского городского округа по предложению начальника отдела, согласованному с заместителем главы администрации Арсеньевского городского округа по общим вопросам.
(в ред. Распоряжения главы администрации Арсеньевского городского округа от 02.04.2013 №34-ра).
1.9. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих отдела устанавливаются главой городского округа.
1.10. Положение об отделе утверждается главой городского округа по согласованию с куратором архивного отдела. В Положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.11. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, законами Приморского края и иными правовыми актами Приморского края, Уставом города Арсеньева, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации городского округа, а также настоящим Положением.
1.12. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации городского округа, уполномоченным органом исполнительной власти Приморского края в области архивного дела (далее – уполномоченный орган в области архивного дела), органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями – источниками комплектования отдела, иными органами и организациями
1.13. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, осуществляется за счет средств городского бюджета.
 
II. Основные задачи
2.1. Обеспечение деятельности и проведение политики администрации Арсеньевского городского округа по вопросам управления архивным делом на территории города Арсеньева.
2.2. Хранение, комплектование, учет и использование:
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Арсеньева;
Архивного фонда Приморского края в случае наделения администрации городского округа отдельными государственными полномочиями Приморского края в данной области;
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации организаций, не являющихся государственными или муниципальными, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории городского округа;
документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Приморского края, решениями городской Думы, постановлениями, распоряжениями администрации городского округа.
 
III. Функции
3.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.
3.2. Готовит материалы, содержащие данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела, доводит их до сведения главы городского округа.
3.3. Представляет в уполномоченный орган в области архивного дела отчеты и необходимую информацию:
3.3.1. Об исполнении отдельных государственных полномочий Приморского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Приморского края;
3.3.2. О состоянии архивного дела в Арсеньевском городском округе;
3.3.3. О численности, составе и движении работников отдела.
3.4. Участвует:
3.4.1. В установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
3.4.2. В работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела;
3.5. В области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:
3.5.1. Постоянное хранение:
документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности городского округа, после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, после истечения сроков их временного хранения в организациях-источниках комплектования отдела, не являющихся государственными или муниципальными;
документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;
3.5.2. Временное хранение:
документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности городского округа, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации организаций, не являющихся государственными или муниципальными, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории городского округа;
Архивного фонда Приморского края в случае наделения администрации городского округа отдельными государственными полномочиями Приморского края в данной области;
3.5.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;
3.5.4. Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;
3.5.5. Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;
3.5.6. Специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе;
3.5.7.  Контроль сохранности, выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела;
3.5.8. В пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов и особо ценных документов;
3.5.9. Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования;
3.5.10. Разработку и при необходимости периодический пересмотр нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях.
3.6. В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:
3.6.1. Составление списков источников комплектования отдела и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;
3.6.2. Ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;
3.6.3. В пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);
3.6.4. Рассмотрение и подготовку:
к утверждению экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного хранения (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, а также описей дел по личному составу (или их годовых разделов), ликвидированных предприятий и организаций; актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;
совместно с источниками комплектования отдела инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела;
3.6.5 Участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела, организуемых администрацией городского округа или уполномоченным органом в области архивного дела;
3.6.6. Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи, в том числе на договорной основе:
в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
по упорядочению документов по личному составу и согласованию описей по личному составу;
по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
3.7. В области учета архивных документов осуществляет:
3.7.1. Государственный учет архивных документов (в том числе уникальных, особо ценных, документов личного происхождения, документов по личному составу), хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела;
3.7.2. Представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;
3.7.3. Фондирование архивных документов при описании принятых в отдел необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;
3.7.4. Ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных «Фондовый каталог».
3.8. В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:
3.8.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
3.8.2. Подготовку и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства. 
3.8.3. Предоставление архивных документов пользователям;
3.8.4. Экспонирование архивных документов на выставках;
3.8.5. Использование архивных документов в средствах массовой информации при подготовке статей, телевизионных и радиопередач;
3.8.6. Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
3.8.7. Публикацию архивных документов;
3.8.8. Создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивных документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании, хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;
3.8.9. Обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.
Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Приморского края, муниципальными правовыми актами.
 
IV. Права
4.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы городского округа предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, принимать участие в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов, относящихся к компетенции отдела, готовить по ним проекты муниципальных правовых актов.
4.2. Представлять администрацию городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления, органов государственной власти Приморского края, организаций, граждан и общественных объединений материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел.
4.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией городского округа и ее структурными подразделениями.
4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.6. Вести список возможных источников комплектования.
4.7. При наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Приморского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.
4.8. Участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования отдела.
 
V. Организация работы
Начальник отдела:
5.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;
5.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в городском округе перед администрацией городского округа и в установленном порядке перед уполномоченным органом в области архивного дела;
5.3. Осуществляет прием населения и представителей юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
5.4. Отвечает за обеспечение пожарной безопасности отдела, организацию и обеспечение обучения работников отдела правилам пожарной безопасности;
5.5. Совместно с соответствующим органом внутренних дел определяет перечень помещений отдела, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и дислокацию постов охраны, исходя из принципов надежности и экономичности;
5.6. При наступлении чрезвычайных обстоятельств организует работу отдела в соответствии с инструкцией о порядке работы отдела при чрезвычайных обстоятельствах;
5.7. Принимает участие в мобилизационной работе администрации. При наступлении особого периода обеспечивает вывоз и сохранность документов в соответствии с планом мобилизационных мероприятий администрации Арсеньевского городского округа.
5.8. Дает разрешение:
на допуск в архивохранилища лицам, не являющимся работниками отдела;
на выдачу архивных документов из архивохранилища;
на доступ пользователей к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, хранящимся в отделе;
5.9. Принимает решение:
о снятии архивных документов с учета на основании письменного разрешения уполномоченного органа в области архивного дела;
о признании документа Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки;
5.10. Готовит проекты договоров, предусмотренных законодательством Российской Федерации, законодательством Приморского края и муниципальными правовыми актами в области архивного дела, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
5.11. Разрабатывает положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, распределяет обязанности между работниками отдела, контролирует соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины и требований, установленных регламентирующими документами;
5.12. Ходатайствует в установленном порядке перед главой городского округа о награждении работников отдела государственными наградами Российской Федерации, наградами Приморского края и наградами главы городского округа.
Начальник отдела осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями отдела, предусмотренными законодательством Российской Федерации, законодательством Приморского края, муниципальными правовыми актами, настоящим Положением и едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации городского округа, а также уполномоченного органа в области архивного дела. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, утверждается руководителем аппарата администрации городского округа. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в отделе, второй представляется в уполномоченный орган в области архивного дела.
 
VI. Ответственность
Начальник архивного отдела несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций структурного подразделения, низкий уровень трудовой и производственной дисциплины и техники безопасности, а также не использование представленных ему прав.
 
VII. Ликвидация, реорганизация
 Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой Арсеньевского городского округа в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются отделу или учреждению-правопреемнику.
Архивные фонды и архивные документы при ликвидации отдела передаются учреждению или органу, которому переданы функции муниципального архива.
 

Снять квартиру посуточно. Быстро снять посуточно квартиру в казани. Снять однокомнатную квартиру посуточно. Помощь в получении ипотеки. Удобное получение ипотеки в сбербанке. Что нужно для получения ипотеки. Отопление частного дома. Как сделать отопление частный дом схема. Частный дом монтаж отопления. Восстановление жесткого диска. Быстрое восстановление информации с жесткого диска. Восстановление данных жесткого диска программа. Кредит с плохой историей. Быстрые кредиты онлайн с плохой историей. Срочный кредит с плохой историей. В какой сервер играть в WOW. Топ world of warcraft серверы. Wow серверы pandaria. Круглопалочный станок чертежи. Круглопалочный станок купить дешево. Самодельный круглопалочный станок. Кредит на покупку квартиры. На долго взять кредит на квартиру. Кредит на покупку квартиры.