Порядок обращения и исполнения запросов

Запросы, поступающие в архивный отдел, подразделяются на социально-правовые и тематические.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа, в т.ч. льготного трудового стажа, об установлении сведений о размере заработной платы, производственных травмах, полученных на производстве, награждении, присвоении званий, получении образования и квалификации и т.п.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.
В справку о льготном стаже включаются: период работы по льготной специальности, плановое и фактически отработанное время; периоды нахождения в отпусках без содержания, учебных отпусках, а также другие периоды отвлечения от основной специальности, сведения о льготных специальностях, используемых на данном предприятии.
В справку о заработке сведения включаются так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивным отделом не производится. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.
В справку о награждении включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, делах по расследованию причин аварий.
При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку.
Тематический запрос - это запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту (выделение земельных участков, разрешение на строительство, перевод жилого помещения из состава жилого в нежилое и др.).
 
В архивный отдел можно обратиться:
- лично в приемный день: понедельник, с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв с 12-30 до 13-30. Для получения архивных справок социально-правового характера при себе необходимо иметь: паспорт, трудовую книжку (или ее копию). В случае утраты трудовой книжки рекомендуем заранее с максимальной точностью вспомнить название организации, ее подчиненность, адрес, периоды работы.
- отправить заявление в произвольной форме, приложить копию листов трудовой книжки за запрашиваемый период по почте по адресу: ул. Ленинская, д. 10а, г. Арсеньев, 692337.
- отправить заявление в произвольной форме, приложить копию листов трудовой книжки за запрашиваемый период (документы прикрепляются в виде скан-копий) по электронной почте (с указанием места работы, периода, должности): E-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.. Ответ на обращение направляется в письменном виде по почтовому адресу.
 
Обращаем ваше внимание на то, что суть обращения должна быть изложена четко, лаконично.Обращения с неполной информацией об отправителе (ФИО или название юридического лица, оформляющего запрос, отсутствие точного почтового адреса  по прописке и адреса проживания или адреса юридического лица, темы, хронологических рамок запрашиваемой информации) не рассматриваются.
 
Для получения тематической архивной справки необходимо обращаться лично, имея при себев зависимости от тематики запроса: паспорт, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, любые другие документы, относящиеся к тематике запроса,
 
Получение информации о третьих лицах возможно только при предъявлении заверенной в установленном порядке доверенности.
 
Учет поступивших запросов ведется в журналах регистрации социально - правовых и тематических обращений учреждений и граждан.
Запросы рассматриваются начальником архивного отдела, а затем направляются исполнителю и выполняются по всем, хранящимся в архивном отделе
документам и, относящимся к предмету запроса.
Начальник архивного отдела несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
 
На приеме оговаривается способ получения ответа и фиксируется в заявлении (или в определенный день в архивном отделе или по почте). Срок исполнения запросов устанавливается на основании действующего законодательства и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации ... (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.07.2007 № 19, зарегистрированы в Минюсте РФ 06.03.2007, рег. № 9059):
 
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения.
1. Письменное обращение ... рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
2. В исключительных случаях ... должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
 
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ ... - М, 2007.
5.8. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе  архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется по месту хранения запрашиваемых документов, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
5.8.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.
5.8.3. Срок исполнения запроса социально – правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
 
Вне очереди и при наличии возможности архив исполняет заявления при оформлении пенсий по потере кормильца, по инвалидности и другим вопросам, нетерпящим отлагательства.
Если документы организации, интересующей заявителя, на хранении в архивном отделе отсутствуют, на бланке архивного отдела оформляется ответ отрицательного характера: «документы данной организации на хранение не поступили и сведениями об их местонахождении архивный отдел не располагает».